Mendapatkan Sertifikat Elektronik di Kantor Pajak

Sertifikat elektronik atau sertifikat digital (serdig) adalah sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat Tanda Tangan Elektronik dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam Transaksi Elektronik yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak atau Penyelenggara Sertifikasi Elektronik. Sertifikat elektronik memiliki konsekuensi hukum. Karena itu persyaratan untuk mendapatkan sertifikat elektronik sangat ketat.

Wajib Pajak banyak yang mengeluh ke petugas pajak tentang persyaratan untuk mendapatkan sertifikat digital. Kenapa direktur harus datang? Ini pertanyaan yang paling sering terucap. Keluhan lainna, kenapa hanya berlaku 2 tahun?

Berdasarkan pengertian sertifikat elektronik diatas, harap dipahami bahwa sertifikat digital bukan sekedar aplikasi elektronik. Dia mewakili identitas seseorang. Dia yang bertanggung jawab atas faktur pajak elektronik. Faktur pajak adalah bukti pungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Artinya, pemilik sertifikat digital adalah orang yang paling bertanggung jawab atas pemungutan PPN.

Karena itu, kantor pajak harus memastikan bahwa sertifikat digital diberikan kepada orang yang benar-benar bertanggung jawab di perusahaan. Dia yang secara formal mewakili perusahaan.

Kenapa harus 2 tahun? Karena mungkin saja perusahaan berganti direksi tetapi lupa mengurus sertifikat digital. Si fulan tahun lalu sebagai direktur kemudian pada tahun sekarang sudah pindah. Nah, dengan pembatasan masa berlaku sertifikat digital maka ada pembaruan kembali informasi penanggung jawab perusahaan.

Persyaratan untuk mendapatkan sertifikat digital diatur dengan Peraturan Direktur Jenderal Pajak nomor PER-28/PJ/2015.

Berikut persyaratan untuk mendapatkan sertifikat elektronik untuk PKP pusat dan badan.

• Surat Permintaan Sertifikat Elektronik dan Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik ditandatangani dan disampaikan oleh pengurus PKP yang bersangkutan secara langsung ke KPP tempat PKP dikukuhkan dan tidak diperkenankan untuk dikuasakan ke pihak lain.
• pengurus yang mengajukan sertifikat elektronik adalah orang yang namanya tercantum dalam Surat Pemberitahuan (SPT) Tahunan Pajak Penghasilan (PPh) Badan tahun pajak terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo pada saat pengajuan surat permintaan Sertifikat Elektronik, kecuali untuk PKP cabang dan Kerja Sama Operasi (KSO).
• SPT Tahunan PPh Badan harus sudah disampaikan ke KPP dengan dibuktikan asli SPT Tahunan PPh Badan beserta bukti penerimaan surat/tanda terima pelaporan SPT.
• Pengurus harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy kartu identitas berupa Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) dan Kartu Keluarga (KK).
• Pengurus harus menyampaikan softcopy pas foto terbaru yang disimpan dalam compact disc (CD) atau media lain sebagai kelengkapan surat permintaan Sertifikat Elektronik (file foto diberi nama: Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) PKP-nama pengurus-nomor kartu identitas pengurus).

Dalam hal pengurus tidak tercantum dalam SPT Tahunan badan, maka pengurus yang datang harus menunjukkan surat pengangkatan pengurus PKP pusat yang bersangkutan dan akta pendirian perusahaan yang mencantumkan bahwa dia pengurus.

Dalam hal pengurus merupakan Warga Negara Asing (WNA), maka pengurus harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy paspor, Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS), atau Kartu Izin Tinggal Tetap (KITAP).

Berikut persyaratan untuk mendapatkan sertifikat elektronik untuk PKP cabang.

1. Pengurus PKP cabang yang menandatangani Surat Permintaan Sertifikat Elektronik dan Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik harus menunjukkan asli dan menyampaikan fotocopy surat penunjukan dari pengurus pusat PKP cabang tersebut.
2. Menyampaikan fotocopy SPT Tahunan PPh Badan pusatnya tahun pajak terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo pada saat pengajuan Surat Permintaan Sertifikat Elektronik.
3. SPT Tahunan PPh Badan sebagaimana dimaksud pada angka 2) harus sudah disampaikan ke KPP dengan dibuktikan fotocopy bukti penerimaan surat/tanda terima pelaporan SPT.
4. Dalam hal nama pengurus PKP pusat yang menandatangani surat penunjukkan tidak tercantum dalam SPT Tahunan PPh Badan, maka pengurus tersebut harus menyerahkan fotocopy:
   surat pengangkatan pengurus PKP pusat yang bersangkutan; dan
   akta pendirian perusahaan.
5. Pengurus PKP cabang harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy kartu identitas berupa e-KTP dan KK.
6. Dalam hal pengurus PKP cabang merupakan WNA, pengurus harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy paspor, KITAS, atau KITAP.
7. Pengurus PKP cabang yang merupakan WNA sebagaimana dimaksud pada angka 6) tidak disyaratkan menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy KK.
8. Pengurus PKP cabang harus menyampaikan softcopy pas foto terbaru yang disimpan dalam CD atau media lain sebagai kelengkapan surat permintaan Sertifikat Elektronik (file foto diberi nama: NPWP PKP – nama pengurus – nomor kartu identitas pengurus).
9. Pengurus PKP pusat dari PKP cabang tersebut dapat mengajukan permintaan Sertifikat Elektronik untuk PKP cabang.
10. Syarat dan ketentuan sebagaimana dimaksud pada angka 1), angka 2), angka 3), angka 5), angka 6), angka 7), dan angka 8) tetap berlaku dalam hal pengurus PKP pusat sebagaimana dimaksud pada angka 9) yang mengajukan permintaan Sertifikat Elektronik untuk PKP cabang.
11. Dokumen asli dan fotocopy persyaratan sebagaimana dimaksud pada angka 5), angka 6), dan angka 7) harus dengan identitas pengurus PKP pusat.

Berikut persyaratan untuk mendapatkan sertifikat elektronik untuk PKP KSO (Kerjsa Sama Operasi atau JO).

1. Pengurus PKP KSO yang menandatangani Surat Permintaan Sertifikat Elektronik dan Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik harus menunjukkan dan menyampaikan fotocopy akta KSO tersebut.
2. Menyampaikan fotocopy SPT Tahunan PPh seluruh anggota bentuk KSO tersebut tahun pajak terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo pada saat pengajuan surat permintaan Sertifikat Elektronik.
3. SPT Tahunan PPh sebagaimana dimaksud pada angka 2) harus sudah disampaikan ke KPP dengan dibuktikan fotocopy bukti penerimaan surat/tanda terima pelaporan SPT.
4. Pengurus PKP KSO harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy kartu identitas berupa e-KTP dan KK.
5. Dalam hal pengurus PKP KSO merupakan WNA, pengurus harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy paspor, KITAS, atau KITAP.
6. Pengurus PKP KSO yang merupakan WNA sebagaimana dimaksud pada angka 5) tidak disyaratkan menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy KK.
7. Pengurus PKP KSO harus menyampaikan softcopy pas foto terbaru yang disimpan dalam CD atau media lain sebagai kelengkapan surat permintaan Sertifikat Elektronik (file foto diberi nama: NPWP PKP – nama pengurus – nomor kartu identitas pengurus)

Berikut persyaratan untuk mendapatkan sertifikat elektronik untuk PKP Orang Pribadi.

1. Surat Permintaan Sertifikat Elektronik dan Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik ditandatangani dan disampaikan oleh PKP yang bersangkutan secara langsung ke KPP tempat PKP dikukuhkan dan tidak diperkenankan untuk dikuasakan ke pihak lain.
2. SPT Tahunan PPh Orang Pribadi tahun pajak terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo pada saat pengajuan surat permintaan Sertifikat Elektronik telah disampaikan ke KPP dengan dibuktikan asli SPT Tahunan PPh Orang Pribadi beserta bukti penerimaan surat/tanda terima pelaporan SPT.
3. PKP harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy kartu identitas berupa e-KTP dan KK.
4. Dalam hal PKP merupakan WNA, PKP harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy paspor, KITAS, atau KITAP.
5. Dalam hal PKP sebagaimana dimaksud pada huruf d, tidak disyaratkan menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy KK.
6. PKP harus menyampaikan softcopy pas foto terbaru yang disimpan dalam CD atau media lain sebagai kelengkapan surat permintaan Sertifikat Elektronik (file foto diberi nama: NPWP PKP-nama PKP-nomor kartu identitas PKP).